メールの宛先欄に“様”がついていないのは失礼か？

■誰もが一度は悩む“様”の扱い

ビジネスメールを送信後、送ったメールを見直して考える。宛先欄に「様」がついていない。呼び捨ては失礼ではないだろうか。“様”や“さん”などの敬称を付けて送るべきなのだろうか。悩む人は多いと聞く。

メール本文中では、さすがに呼び捨てをする人はいないだろう。書き出しは必ず、“○○様”や“○○さん”からスタートする。会話と同様、“様”や“さん”をつけるべきかと迷うこともない常識だ。しかし、メールアドレスを入力する宛先欄にまで敬称をつけるべきかどうかについては明確な指標が存在しない。

メールを送る場合、「宛先」欄の設定には3つの方法がある。

1つは、直接入力。メールを送りたい相手のメールアドレスを手入力する。

2つ目は、アドレス帳の活用。アドレス帳から名前を入れると、その名前が受信した相手に表示される。敬称をつけずに登録していれば、敬称なしで宛先欄に名前とアドレスが表示される。“様”をつけたければ、アドレス帳から引用された名前に手入力で“様”をつけるか、アドレス帳に登録をする際、敬称をつけて登録するかの2つの手段がとれる。

3つ目は、届いたメールから直接返信。宛先欄はメールを送ってくれた人が設定している、その人の名前が入る。自分の名前に“様”をつけて送ってくる人はいないだろうから、手入力で“様”をつけることになるだろう。あなたの名前に“様”がついた状態で受信した場合、“様”を削除して送り返すことになる。自分の名前に敬称がついていても気にしないという人もいるだろうが、多くの場合は削除をするだろう。

メールという文化は、まだ始まって数十年。絶対のルールは存在しない。メールの利用者一人ひとりが自分の体験を通じ、気持ちの良いメールのコミュニケーションを模索している。そのため、はじめは良しとしていたルールも時代によって変化する。宛先欄に“様”や“さん”をつけるかどうかについても、実はその1つだと言えるのだ。

あなたは、メールの宛先欄に“様”をつけますか？